Mười lăm phút mỗi năm bảo vệ một thứ có giá trị bằng cả thập kỷ. Đây là danh sách chín mục cần rà, theo đúng thứ tự.
Một: địa chỉ và liên lạc
Địa chỉ bưu chính trong hồ sơ còn đúng không, hộp thư điện tử còn dùng không, số điện thoại còn hoạt động không.
Kiểm cho cả người bảo lãnh nếu thư gửi tới họ. Đây là mục quan trọng nhất trong cả danh sách.
Hai: trạng thái hồ sơ
Tra bằng hệ thống chính thức với số hồ sơ. Xem hồ sơ còn hoạt động và đang ở giai đoạn nào.
Nếu trạng thái báo cần hành động từ bạn, hãy xử lý ngay trong ngày hôm đó.
Hai rưỡi: bảng tiến độ của diện mình
Mở bảng mới nhất và xác nhận bạn vẫn đang tra đúng dòng và đúng cột, vì diện của bạn có thể đã đổi trong năm qua.
Nếu diện đã đổi mà bạn vẫn theo dõi ô cũ, mọi ước tính của bạn đều sai và bạn có thể bỏ lỡ thời điểm quan trọng.
Ba: thay đổi chưa báo
Trong năm qua có ai kết hôn, ly hôn, sinh con, đổi tên, đổi hộ chiếu, hay đổi tư cách cư trú không.
Nếu có mà chưa báo, hãy báo ngay kèm giải thích. Chủ động luôn tốt hơn để cơ quan phát hiện.
Ba rưỡi: thư từ chưa đọc
Lướt hộp thư điện tử và thư mục rác của cả năm, tìm thư từ cơ quan hoặc từ luật sư mà bạn có thể đã bỏ qua.
Việc này mất vài phút và đã cứu không ít hồ sơ. Thư quan trọng hay bị lọc nhầm hơn bạn nghĩ.
Bốn: mốc tuổi của con
Tính lại xem tới khi hồ sơ dự kiến tới lượt thì mỗi cháu bao nhiêu tuổi, có trừ phần khoá tuổi chưa.
Nếu kết quả cho thấy cháu sẽ vượt ngưỡng, đây là năm để bắt đầu chuẩn bị một hướng riêng cho cháu.
Năm: hạn hộ chiếu
Của mọi người trong hồ sơ. Hộ chiếu hết hạn làm chậm mọi thứ ở khâu cuối và cũng cần báo khi làm mới.
Đừng để tới lúc nhận thư mời mới phát hiện cả nhà cần làm lại hộ chiếu.
Năm rưỡi: giấy tờ sắp hết hạn
Rà danh sách giấy có thời hạn và ghi ngày hết hạn của từng cái. Đừng làm lại vội, chỉ cần biết cái nào sắp hết.
Khi bảng tiến độ gần vượt qua ngày ưu tiên của bạn, danh sách này cho biết phải bắt đầu làm lại những gì.
Sáu: tiến độ hàng đợi
Tính tốc độ nhích trong mười hai tháng qua, rồi ước tính lại thời gian còn lại.
Ghi con số kèm ngày tính. So với con số năm ngoái để thấy xu hướng đang dài ra hay ngắn lại.
Bảy: cơ hội đổi diện
Hoàn cảnh có đổi không: ai nhập tịch, ai học thêm bằng cấp, ai đổi việc, ai đủ điều kiện một diện mới.
Nhiều người ngồi trong một diện chậm cả thập kỷ trong khi đã đủ điều kiện diện nhanh hơn từ năm thứ ba.
Tám: kho giấy tờ
Thử mở vài tệp sao lưu. Bổ sung những thư từ mới nhận trong năm. Kiểm xem bản lưu thứ hai còn truy cập được không.
Và kiểm xem người thân bạn đã chia sẻ có còn mở được kho này không.
Bảy rưỡi: thông tin luật sư và dịch vụ
Nếu bạn đang dùng luật sư, kiểm xem họ còn hành nghề và còn là đại diện chính thức trong hồ sơ không.
Văn phòng đóng cửa hoặc người phụ trách nghỉ việc là chuyện xảy ra trong mười năm. Khi đó thư từ gửi tới họ sẽ không tới được bạn.
Tám rưỡi: chi phí sắp tới
Ước tính xem khâu cuối sẽ tốn bao nhiêu cho cả nhà: lệ phí, khám sức khoẻ, dịch thuật, đi lại, vé máy bay.
Nếu ước tính cho thấy còn vài năm nữa, bạn có thời gian tích luỹ dần thay vì xoay gấp khi tới lúc.
Chín: kế hoạch có còn đúng không
Mục cuối và cũng là mục ít ai làm. Cả nhà còn muốn đi không, ai đi ai ở, và có ai đã đổi ý chưa.
Không cần trả lời dứt khoát mỗi năm. Nhưng hỏi câu này mỗi năm giúp bạn không đi hết mười lăm năm theo một kế hoạch đã hết hạn.
Hỏi đáp
Câu hỏi thường gặp
Nên rà vào lúc nào trong năm?
Ngày nào cũng được, miễn cố định để dễ nhớ. Nhiều người chọn đầu năm hoặc ngày kỷ niệm nộp hồ sơ.
Rà xong thì ghi ở đâu?
Vào chính tệp theo dõi, một dòng mỗi năm. Như vậy bạn có lịch sử để so.
Người bảo lãnh có cần rà riêng không?
Nên rà cùng nhau một lần. Nhiều mục cần thông tin từ cả hai bên.
Tôi đã bỏ rà vài năm thì bắt đầu lại thế nào?
Làm ngay mục một và mục hai trước. Nếu hồ sơ còn hoạt động thì chưa mất gì, và các mục khác làm dần.
